Le service de cardiologie du CHU de Rennes est l’un des 54 centres implanteurs TAVI en France. En fin d’année 2022, il a été décidé par l’équipe médicale d’utiliser Omnidoc pour gérer les RCP TAVI (aussi appelées staff TAVI) qui sont organisées chaque semaine pour déterminer si un patient est ou non éligible à TAVI. Alexandra Audren, infirmière de coordination parcours patient cardiologie interventionnelle au sein du Pôle Coeur Poumons Vaisseaux, a collaboré à la mise en place de ce projet médical. Lors d’une interview qu’elle nous a accordée, elle nous en dit plus sur le fonctionnement de ces staff TAVI et sur le choix d’Omnidoc.
Pouvez-vous vous présenter ?
ALEXANDRA AUDREN. Je suis infirmière de coordination parcours patient pour la cardiologie interventionnelle au CHU de Rennes. Je m'occupe notamment du parcours patient TAVI. Je rencontre les patients pour la première fois avant le staff.
Quel est le parcours type d’un patient pour bénéficier d'une procédure TAVI ?
ALEXANDRA AUDREN. Le parcours de soins des patients est complexe. Il arrive souvent qu’un patient commence le bilan de son RAC (Rétrécissement Aortique Calcifié) en ville avec son cardiologue traitant, puis il est adressé dans un, voire deux centres (périphériques ou CHU) afin d’effectuer tous les examens nécessaires au bilan pré-TAVI. Un autre parcours est également possible : la découverte d’un RAC lors d’une hospitalisation en urgence.
A la finalisation du bilan, le dossier du patient est adressé à un centre implanteur TAVI afin de discuter en RCP de la meilleure stratégie à proposer à ce dernier pour traiter son RAC.
Comment faisiez-vous avant Omnidoc pour gérer les demandes de TAVI ?
ALEXANDRA AUDREN. Avant, rien n’était centralisé et les différentes pièces du dossier parvenaient à la fois aux secrétariats, aux cardiologues ou à l’infirmière de coordination sans distinction et également sous des formes diverses comme le courrier, le mail ou le fax par exemple, ce qui rendait le traitement complexe.
Par conséquent, régulièrement, les dossiers n'étaient pas complets, ce qui nous obligeait à les présenter une seconde fois en RCP. De plus, il était chronophage de contacter tous les centres afin de récupérer les éléments manquants.
Au vu du nombre de dossiers présentés en RCP TAVI (832 dossiers en 2022), il semblait essentiel de trouver une solution plus efficiente, nous permettant de discuter collégialement de tous les dossiers adressés complets.
Comment vous êtes-vous organisé avec les établissements périphériques pour les demandes de TAVI ?
ALEXANDRA AUDREN. Pour évaluer le RAC et discuter d’une stratégie en RCP, il faut trois examens principaux : une coronarographie, un scanner et une échographie cardiaque, puis, selon le patient, des examens complémentaires : doppler TSA, EFR, consultation gériatrique, etc.
Nous avons avant tout cherché à simplifier. Aujourd’hui, seuls les centres qui font la coronarographie et le scanner vont nous adresser, via Omnidoc, une demande d’avis en RCP TAVI. Cela concerne 4 centres hospitaliers en Bretagne : Lorient, Saint-Brieuc, Vannes et Saint-Malo. Cette sélection des requérants permet d’éviter de recevoir plusieurs dossiers pour un même patient, comme c’était le cas auparavant. Ces centres nous adressent les demandes d’avis RCP TAVI via Omnidoc, puisqu’ils possèdent tous les éléments du bilan pré-TAVI. Nous ne recevons pas (ou peu) de demandes de la part des cardiologues de ville.
Par ailleurs, nous travaillons avec la clinique Saint-Laurent à Rennes. Les médecins effectuent leurs procédures TAVI au CHU de Rennes selon les recommandations (les procédures TAVI doivent être réalisées dans un centre disposant d’un service de chirurgie cardiaque) et font les demandes pour leurs patients via la plateforme Omnidoc également.
Nous demandons aux établissements avec lesquels nous travaillons de nous adresser les demandes pour leurs patients une fois que tous les examens sont effectués.
Pourquoi avez-vous décidé de passer par Omnidoc ?
ALEXANDRA AUDREN. Nous utilisons Omnidoc pour la RCP TAVI depuis un an. Nous présentions 850 dossiers par an et souhaitions poursuivre mais face à la situation, il était urgent de définir une solution plus optimale. La plateforme Omnidoc nous permet de récupérer en une seule fois tous les examens nécessaires et de pré-remplir une demande d'avis pour la RCP et, de ce fait, répond à nos attentes.
L’objectif était de choisir une plateforme à la fois fluide, de dimension humaine et dont l’interface était facile à remplir pour trouver l’adhésion de l’ensemble des cardiologues avec lesquels nous travaillons. Sous l’impulsion du Professeur Le Breton, chef de service d’hémodynamique, l’équipe a échangé avec le service d’Omnidoc pour une présentation de la plateforme et nous avons été convaincus de l’outil proposé.
Comment s’est passée la mise en place d’Omnidoc pour le staff TAVI ?
ALEXANDRA AUDREN. Nous pensions passer un peu de temps en amont à préparer la transition sur Omnidoc, notamment dans la construction de l’interface avec le questionnaire; en se calquant sur notre version papier préexistante, cela a été finalement rapide. Nous nous sommes réunis deux fois avec les cardiologues interventionnels pour préparer le lancement, en gardant l’objectif que la proposition devait rester facile et fluide pour les requérants.
En complément, des tutoriels ont été créés pour les internes et diffusés dans l’ensemble des services du CHU qui nous adressent des demandes d’avis. Nous leur avons notamment expliqué comment créer leur compte sur Omnidoc et comment remplir le dossier staff TAVI. Pour les droits d'ouverture, je suis en relation avec la secrétaire de l'université afin qu’elle me communique la liste des internes entrants et sortants. Le mois qui précède le changement d’internes (mai et novembre), la liste est envoyée à Omnidoc, qui s’occupe de créer les comptes. Dans un souci de confidentialité, le statut des internes qui quittent le CHU est modifié pour qu’ils n’aient plus accès aux demandes du CHU de Rennes.
En externe, tout s’est passé très facilement également. Une référente a été identifiée dans chaque centre périphérique avec qui nous collaborons. J’ai accompagné ces quatre secrétaires pour leur expliquer le fonctionnement de la plateforme. Ce sont elles qui créent tout l'administratif du dossier : elles ouvrent la demande en remplissant l'identité, le numéro de sécurité sociale et l’identité du requérant. Une fois ce dernier ouvert, le cardiologue peut compléter le questionnaire de la demande RCP TAVI, en plusieurs fois si besoin. Une fois finalisé, avec les examens déposés en pièces jointes et le transfert des images via les PACS, le dossier est envoyé au CHU de Rennes.
Nous souhaitions vraiment simplifier les choses pour les médecins requérants afin de ne pas perdre de temps sur des tâches administratives. La formation des secrétaires dans chaque centre a été assez rapide. Nous avons effectué ensemble le premier dossier (échange par téléphone) et ensuite elles étaient en complète autonomie. Elles ont dû me rappeler une ou deux fois uniquement sur des sujets très ponctuels.
Qu'est-ce qui change aujourd'hui avec Omnidoc ?
ALEXANDRA AUDREN. L’avantage de passer par Omnidoc, c'est que c’est UNE porte d'entrée unique.
Cet outil permet aux différents centres de préparer et compléter les dossiers qu’ils souhaitent soumettre. Aujourd’hui, nous préparons uniquement les dossiers du CHU de Rennes. Tous les autres centres préparent eux-mêmes leurs dossiers et demandes via Omnidoc. Toutes les images d’examens sont visualisées et interprétées par le cardiologue interventionnel présentant le dossier, en amont de la RCP.
Par ailleurs, Omnidoc permet d’extraire des données et des indicateurs, ce qui est très utile pour suivre notre activité TAVI.
Depuis que nous utilisons Omnidoc, le CHU peut également facturer les avis émis par la RCP sur les demandes de dossiers. Le requérant est également rémunéré pour chaque demande d’avis.
Par ailleurs, tous les dossiers sont désormais transférés directement dans le DPI (Dossier Patient Informatisé) de notre hôpital. C'est un temps de secrétariat conséquent qui est gagné, puisqu’une pré-admission est effectuée directement, toutes les pièces jointes ainsi que le compte rendu du staff sont numérisés automatiquement dans notre DPI.
Actuellement, tout est plus fluide, éco-responsable, informatisé et centralisé. Durant les staffs, nous ouvrons le dossier sur un grand écran, pour permettre aux différents acteurs présents de le visualiser.
De plus, de nouvelles fonctionnalités très intéressantes ont été mises en place, comme la possibilité de rattacher des patients à des sessions ou la possibilité de mettre en place des tags informatifs. Ce qui est facilitant avec l’équipe d’Omnidoc : ils sont à l’écoute de nos besoins et ils construisent la solution avec nous, pour nous.
Le mot de la fin ?
ALEXANDRA AUDREN. Les recommandations nationales stipulent que tous les dossiers de demande TAVI doivent être discutés de façon collégiale, en RCP, avec des cardiologues interventionnels, des chirurgiens, un médecin gériatre et l’infirmière de coordination, afin de proposer au patient la meilleure stratégie pour traiter son RAC. Je ne peux que recommander de passer par une plateforme dédiée comme Omnidoc. Au-delà d’un gain de temps pour les cardiologues et les secrétaires, cette solution nous permet de présenter la totalité des dossiers (une petite vingtaine/session) en RCP hebdomadaire de 2h.
