Politique de Protection des Données

Omnidoc

Mise à jour le 17 avril 2025

Assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel des Utilisateurs de sa plateforme (praticiens de santé) et de leurs patients est une priorité absolue pour Omnidoc. 

Ainsi, Omnidoc s’engage à protéger la vie privée et à traiter les données à caractère personnel des visiteurs de son site Internet accessible à l’adresse https://omnidoc.fr/ (ci-après le « Site »), des Utilisateurs de sa plateforme de téléexpertise Omnidoc (praticiens de santé) accessible à l’adresse https://app.omnidoc.fr/login (ci-après la « Plateforme ») et de leurs patients, en conformité avec les exigences légales applicables et notamment le Règlement n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD ») et/ou de toutes autres dispositions issues de législations nationales applicables, notamment la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, dite loi Informatique et Libertés (ensemble la « Réglementation Applicable »).

1.        A qui s’adresse cette Politique ?        2

2.        Qui est Responsable du traitement ?        2

3.        Pourquoi vos données sont-elles traitées et sur quelle base légale ?        2

3.1.        Les données que vous nous communiquez directement en tant que Prospects et/ou Candidats        2

3.2.        Les données relatives aux visiteurs du Site        4

3.3.        Les données relatives aux Utilisateurs de la Plateforme Omnidoc        5

4.        Comment la sécurité de vos données est-elle assurée ?        10

5.        A qui communiquons-nous vos données ? Qui peut avoir accès à vos données ?        10

6.        transferts des données en dehors de l'Union Européenne        11

7.        Quels sont vos droits ?        11

8.        Modification de la présente politique        13

9.        Comment nous contacter ?        13

1. A qui s’adresse cette Politique ?

Cette Politique de protection des données à caractère personnel (ci-après la « Politique ») a pour objectif d’informer les personnes concernées de la manière dont Omnidoc traite et protège les données à caractère personnel qu’elle collecte en qualité de responsable du traitement.

Les termes « vous », « votre », « vos » font références à toutes les personnes concernées par cette Politique et dont les données à caractère personnel sont traitées par Omnidoc, à savoir :

• les personnes qui visitent le Site sans disposer d’un compte Utilisateur et/ou nous contactent via les formulaires présents sur le Site, via l’adresse email contact@omnidoc.fr et plus généralement par tout autre moyen (ci-après « Prospect ») ;

• les praticiens de santé qui disposent d’un compte Utilisateur sur la Plateforme (ci-après « Utilisateur ») ;

• les personnes qui soumettent leur candidature à un poste au sein d’Omnidoc (ci-après « Candidat »).

La présente Politique ne s’applique pas aux patients dont les données à caractère personnel sont traitées via la Plateforme Omnidoc. Si vous êtes patient d’un praticien de santé ayant utilisé la Plateforme Omnidoc dans le cadre d’une téléexpertise, veuillez contacter votre praticien de santé pour obtenir des informations sur les traitements de données mis en œuvre avec les données vous concernant.

Par ailleurs, les Utilisateurs sont informés que les traitements de données à caractère personnel des patients qui sont mis en œuvre dans le cadre de la gestion des réseaux de téléexpertise et/ou de la gestion des actes de téléexpertise pour lesquels Omnidoc agit en qualité de sous-traitant sont encadrés, en fonction de la relation contractuelle qui vous lie à Omnidoc, au sein de l’Accord sur le traitement des données à caractère personnel ou les Conditions Générales d’Utilisation de la Plateforme. Pour plus d’informations sur les mesures mises en place par Omnidoc pour protéger et encadrer les données à caractère personnel de santé des patients, nous vous invitons à vous reporter à ces documents.

2. Qui est Responsable du traitement ?

Omnidoc, Société par Actions Simplifiée, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 847 506 144, dont le siège social est situé 9 rue des Colonnes 75002 Paris (ci-après « Omnidoc », « nous », « nos ») est le responsable du traitement des traitements de données à caractère personnel qui sont mis en œuvre au moyen des données collectées et traitées dans les conditions mentionnées à l’Article ‎3 de la présente Politique.

3. Pourquoi vos données sont-elles traitées et sur quelle base légale ?

1. Les données que vous nous communiquez directement en tant que Prospects et/ou Candidats

Vous trouverez dans le tableau ci-dessous, selon votre qualité (Prospect ou Candidat), les utilisations qui sont faites de vos données, c’est à dire les finalités de traitement, ainsi que la base légale justifiant un tel traitement conformément à la Règlementation Applicable et la durée de conservation de vos données dans ce contexte :

Il convient de noter que lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur l’intérêt légitime d’Omnidoc, nous étudions et évaluons l’impact potentiel (positif et négatif) de ce traitement sur vous et vos intérêts, droits et libertés. Pour toute information sur la manière dont Omnidoc évalue son intérêt légitime et pour obtenir une copie de l’évaluation réalisée, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : contact_rgpd@omnidoc.fr.

2. Les données relatives aux visiteurs du Site

Omnidoc a fait le choix de  limiter au maximum le traitement des données des visiteurs de son Site.

Ainsi, aucun cookie ou autre traceur non strictement nécessaire (cookies ou traceurs de publicité ciblée ou/et de boutons de partage de réseaux sociaux) n’est utilisé sur le Site.

Omnidoc utilise toutefois des technologies lui permettant de mesurer l’audience de son Site, afin de produire des statistiques anonymes de navigation et ainsi améliorer son Site et son contenu en fonction des analyses effectuées.

Enfin, certaines informations techniques sont indispensables pour vous permettre d’accéder au Site et à ses fonctionnalités (affichage adapté à l’écran de votre terminal ; équilibrage de la charge qui permet un chargement plus rapide des pages du Site et une meilleure fluidité de navigation), ainsi que pour détecter des erreurs de connexion ou d’affichage.

Les informations techniques utilisées dans ce contexte sont : l’adresse IP, les informations relatives à votre terminal (ordinateur, tablette ou smartphone) et à votre navigateur web, les date et heure de la connexion (début et fin de la connexion). Ces informations sont détectées et collectées automatiquement par l’hébergeur du Site. Elles sont conservées par ce dernier pour une durée maximale d’un (1) an avant d’être supprimées.

La collecte et l’utilisation de ces données sont fondées sur l’exécution du contrat entre vous et Omnidoc et les obligations légales de l’hébergeur.

3. Les données relatives aux Utilisateurs de la Plateforme Omnidoc

Si vous êtes praticien de santé et que vous disposez d’un compte Utilisateur, vos données à caractère personnel sont collectées par Omnidoc via différents moyens :

• directement auprès de vous lors de la création de votre compte Utilisateur et/ou de votre utilisation de la Plateforme ;
• auprès de l’établissement de santé et/ou de l’organisation libérale au sein de laquelle vous exercez, qui nous a transmis vos données à caractère personnel afin que nous puissions vous créer votre compte Utilisateur ;
• auprès des sources publiques disponibles notamment sur le site ameli.fr ou issues de bases de données RPPS fournies par l’Agence du Numérique en Santé. Ces données sont utilisées afin de vérifier que vous êtes bien un praticien de santé habilité à réaliser des actes de téléexpertise ;
• auprès d’autres Utilisateurs, praticiens de santé, qui nous communiquent vos coordonnées  pour vous inviter à vous connecter sur la Plateforme afin de pouvoir initier avec vous un acte de téléexpertise ;
• via le navigateur que vous utilisez pour vous connecter à la Plateforme, qui nous communique, sous réserve de votre accord, votre localisation afin de nous permettre de vous afficher des fonctionnalités pertinentes en fonction de votre localisation.

Vous trouverez dans le tableau ci-dessous, les utilisations qui sont faites de vos données par Omnidoc, c’est à dire les finalités de traitement, ainsi que la base légale justifiant un tel traitement conformément à la Réglementation Applicable :

4. Comment la sécurité de vos données est-elle assurée ?

Omnidoc s’engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection et la sécurité des données à caractère personnel, en particulier contre toute perte, altération, diffusion ou usage illégal.

Omnidoc s’assure que de telles mesures sont mises en place sur l’ensemble des opérations réalisées dans le cadre de ses traitements et notamment lors de la collecte des données à caractère personnel, de leur stockage et de leur hébergement.

A cet égard, Omnidoc s’assure également que les tiers auxquels il fait appel (prestataires techniques et fournisseurs) respectent cette exigence de protection de vos données à caractère personnel par la mise en place des mesures appropriées, conformément à la Règlementation Applicable.

5. A qui communiquons-nous vos données ? Qui peut avoir accès à vos données ?

Vos données à caractère personnel ne sont accessibles en interne qu’aux salariés et collaborateurs qui ont besoin d’accéder aux données pour les finalités mentionnées dans le tableau ci-dessus à l’Article 3.

Vos données à caractère personnel peuvent également être accessibles ou traitées par des tiers, lorsque cela est strictement nécessaire en fonction des finalités évoquées ci-dessus, dans les contextes suivants :

• vos données à caractère personnel peuvent être accessibles et/ou traitées par des sociétés qui réalisent des prestations pour notre compte en tant que sous-traitant au sens de la Règlementation Applicable:

• prestataires réalisant des prestations d’hébergement et maintenance du Site et de la Plateforme. A cet égard, il est précisé qu’afin de respecter les dispositions du Code de la Santé Publique concernant le traitement des données à caractère personnel de Santé, Omnidoc a recours à un Hébergeurs Données de Santé (dits “HDS”) bénéficiant de la certification adéquate pour héberger la Plateforme,
• prestataires réalisant des prestations d’hébergement et maintenance des logiciels traitant vos données (CRM, outil d’emailing et de routage de SMS, outil d’analyse/statistiques).

Ces prestataires traitent vos données à caractère personnel sur instruction et pour le compte d’Omnidoc. Omnidoc s’assure par des clauses contractuelles que ces prestataires de services prennent toutes les mesures de sécurité raisonnables et appropriées sur le plan organisationnel et technique pour empêcher toute divulgation, utilisation, altération, perte accidentelle ou destruction de vos données à caractère personnel et qu’ils n’aient accès à et ne traitent vos données à caractère personnel que dans la mesure nécessaire à la réalisation de leur prestation.

• afin de respecter la législation en vigueur. En effet, Omnidoc peut procéder à des communications de données à caractère personnel lorsqu’il y est légalement autorisé ou s’il y est contraint afin de se conformer à la législation en vigueur ou à toute procédure judiciaire (y compris des demandes émanant des autorités et des tribunaux), pour répondre à toute demande ou réclamation ou pour protéger les droits, les biens ou la sécurité d’Omnidoc, de ses collaborateurs, de ses salariés ou du grand public.

• dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une vente de tout ou partie des actifs d’Omnidoc, vos données à caractère personnel pourraient être accessibles à des tiers. A cet égard, il est toutefois précisé qu’aucune donnée à caractère personnel de santé ne sera communiquée et/ou rendue accessible.

6. Transferts des données en dehors de l'Union Européenne

Le Site est hébergé en France et en Europe sur des serveurs d’un prestataire tiers.

Les données à caractère personnel vous concernant sont traitées par Omnidoc via des logiciels et applicatifs divers, en fonction de la finalité du traitement. Ces logiciels et applicatifs sont hébergés sur des serveurs sécurisés en Europe dans des conditions conformes à la Règlementation Applicable.

Omnidoc exige de ces prestataires qu’ils prennent, conformément à la Règlementation Applicable, toutes les mesures organisationnelles et techniques permettant d’assurer un niveau de protection adéquat de vos données à caractère personnel.

Toutefois, certaines de vos données à caractère personnel peuvent faire ou font l’objet d’un transfert en dehors de l’Union européenne dans le cadre des finalités de Traitements exposées ci-dessus. Pour chaque transfert, Omnidoc met en place les garanties appropriées pour assurer un niveau de protection adéquat au sens des articles 45 et suivants du RGPD. Selon le type de transfert de données, le destinataire et sa localisation, le transfert est encadré par une décision d’adéquation de la Commission européenne, la signature de clauses contractuelles types en suivant le modèle approuvé par la Commission européenne (une copie du modèle utilisé pour la signature de ces clauses est disponible à l’adresse suivante : https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj?uri=CELEX%3A32021D0914&locale=fr) ou le recours à un destinataire disposant de Règles d’Entreprises Contraignantes ou Binding Corporate Rules.

Veuillez toutefois noter qu’aucune donnée à caractère personnel de santé ne fait l’objet d’un transfert en dehors de l’Union Européenne.

7. Quels sont vos droits ?

Conformément à la Règlementation Applicable, vous disposez des droits suivants sur vos données à caractère personnel :

• Droit à l’information : vous avez le droit d’obtenir des informations claires, transparentes, compréhensibles et aisément accessibles sur la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel et sur vos droits. C’est la raison pour laquelle nous vous fournissons les informations dans la présente Politique.

• Droit d'accès : vous avez le droit d’accéder aux données à caractère personnel dont nous disposons sur vous (sous réserve que la demande ne soit pas manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif), et d’en obtenir une copie. Si vous souhaitez accéder aux données que nous détenons vous concernant, veuillez nous contacter aux coordonnées ci-dessous.

• Droit de rectification : vous avez le droit d’exiger que vos données à caractère personnel soient rectifiées si elles sont inexactes ou périmées et/ou qu’elles soient complétées si elles sont incomplètes (sous réserve que la demande ne soit pas manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif). Si vous souhaitez modifier vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter aux coordonnées ci-dessous.

• Droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel lorsqu'il est fondé sur l’intérêt légitime d’Omnidoc (pour déterminer les traitements auxquels ce droit vient s’appliquer, veuillez-vous référer au tableau présent à l’Article 3 de la présente Politique) : vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation particulière, à moins qu’Omnidoc ne fasse valoir des motifs légitimes et impérieux pour le traitement de telles données qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou lorsque de telles données sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice. Si vous souhaitez exercer votre droit d’opposition ou obtenir plus d’informations sur les modalités d’exercice de ce droit, veuillez nous contacter aux coordonnées ci-dessous.

• Droit à l’effacement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement ou la suppression de vos données à caractère personnel. Ceci n’est pas un droit absolu, dans la mesure où nous pouvons être contraints de conserver vos données à caractère personnel pour des motifs légaux ou légitimes. Si vous souhaitez que nous effacions vos données, veuillez nous contacter aux coordonnées ci-dessous.

• Droit à la limitation : ce droit signifie que le traitement des données vous concernant auquel nous procédons sera limité, de sorte que nous pourrons conserver ces données, mais nous ne pourrons pas les utiliser ni les traiter. Ce droit s’applique dans des circonstances particulières, à savoir :

• Dans les cas où vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel  traitées. Le traitement est alors limité pendant une durée permettant à Omnidoc de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ;
• Dans les cas où vous vous opposez à l’effacement des données à caractère personnel et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
• Dans les cas où Omnidoc n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
• Dans les cas où vous vous êtes opposé au traitement fondé sur les intérêts légitimes poursuivis par Omnidoc, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par Omnidoc prévalent sur ceux de la personne concernée ou non.

Si vous souhaitez obtenir la limitation du traitement, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées ci-dessous.

• Droit à la portabilité : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies et que nous possédons sur vous, sous un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Cela s’applique uniquement aux données que vous avez fournies directement ou indirectement et ce uniquement lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou l’exécution d’un contrat et qu’il est effectué à l'aide de procédés automatisés. Nous vous invitons à consulter la liste des bases légales de nos traitements de données à caractère personnel (voir l’article 3 de la présente Politique) pour savoir si notre traitement est fondé sur un contrat ou sur le consentement. Pour exercer votre droit à la portabilité des données ou obtenir de plus amples informations, veuillez nous contacter aux coordonnées ci-dessous.

• Droit d’opposition à la prospection commerciale : vous pouvez, à tout moment, vous désinscrire ou vous opposer à la réception des messages de prospection commerciale de la part d’Omnidoc. Il suffit simplement de cliquer sur le lien présent dans le bas de page des communications que vous recevez de la part d’Omnidoc ou d’envoyer un message aux coordonnées ci-dessous.

• Droit de nous faire parvenir des directives particulières concernant le sort de vos données à caractère personnel après votre décès, et

• Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, auprès de la CNIL en France (3, place de Fontenoy, 75007 Paris) ou de toute autre autorité compétente (dont les coordonnées sont accessibles à l’adresse suivante : http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080) pour contester les pratiques d’Omnidoc en matière de protection des données à caractère personnel et de respect de la vie privée.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits et/ou si avez des questions sur ces droits, vous pouvez contacter Omnidoc aux coordonnées suivantes :. contact_rgpd@omnidoc.fr

8. Modification de la présente politique

Omnidoc pourra mettre à jour cette Politique à tout moment pour l’adapter à d’éventuelles nouvelles fonctionnalités du Site, de la Plateforme et/ou de nouvelles opérations de traitement liées à nos offres de services. Dans ce cas, la date de mise à jour de la Politique sera actualisée et indiquera le jour où les modifications ont été effectuées. Il vous appartient de vérifier les éventuelles mises à jour de cette Politique postée sur le Site.

Si Omnidoc apporte des modifications substantielles à la présente Politique, vous serez avertis par tout moyen, notamment lors de la connexion ultérieure à la Plateforme et/ou au moyen d’un email.

9. Comment nous contacter ?

Conscient et soucieux de l’importance de la protection des données, Omnidoc a désigné un Délégué à la Protection des Données qui peut être contacté à l’adresse suivante.

De manière générale, si vous avez des questions ou des commentaires concernant cette Politique, ou quant à l'utilisation que nous faisons de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :

Omnidoc

9 rue des Colonnes, 75002 Paris

Email : contact_rgpd@omnidoc.fr